Formulir Penulisan Karyawan dengan Template Gratis

Jika Anda memiliki masalah kinerja atau perilaku dengan karyawan Anda, Anda mungkin bertanya-tanya apakah Anda memerlukan formulir disiplin karyawan, juga disebut sebagai formulir penulisan karyawan. Jawabannya adalah ya - Anda mungkin memerlukan formulir disiplin kerja karyawan, dan Anda perlu mendokumentasikan tindakan yang Anda ambil untuk meningkatkan kinerja dan masalah perilaku karyawan Anda. Ini berguna jika ada perselisihan tentang klaim pengangguran atau, lebih buruk lagi, gugatan atas pemutusan hubungan kerja yang salah.

Sayangnya, sebagai pemilik bisnis, Anda dapat menghadapi tuntutan hukum atas pemutusan hubungan kerja yang salah, diskriminasi, atau pelecehan di tempat kerja, bahkan jika Anda tidak salah. Asuransi yang tepat dapat membantu menutupi biaya hukum dan kerusakan yang terkait dengan klaim tersebut dan melindungi aset bisnis Anda. Tidak seperti beberapa kebijakan pemilik bisnis (BOP), BOP Hartford dapat membantu melindungi bisnis Anda ketika pelanggan, vendor, atau kontak bisnis lainnya mengajukan klaim terkait pekerjaan terhadap Anda. Klik di sini untuk penawaran gratis dan tanpa kewajiban.

Di bawah ini adalah templat gratis untuk formulir penulisan karyawan. Anda dapat memodifikasinya untuk bisnis kecil Anda untuk memenuhi kebutuhan Anda. Akses templat ini di sini sebagai Dokumen Word dan di sini sebagai PDF.

Templat:

Nama karyawan: ______________________________Tanggal: ___________________

Tujuan dari peringatan tertulis ini adalah untuk menunjukkan kepada Anda kekurangan yang berkelanjutan dalam perilaku dan / atau kinerja Anda [nyatakan jika ini merupakan tindak lanjut dari peringatan lisan sebelumnya]. Tujuannya adalah untuk menentukan bagi Anda keseriusan situasi sehingga Anda dapat segera mengambil tindakan korektif. Peringatan tertulis ini akan ditempatkan di file personel Anda.

Peringatan ini adalah _______ kali saya telah diperingatkan tentang masalah ini.

ALASAN UNTUK PERINGATAN:

TINDAKAN KOREKTIF YANG DIBUTUHKAN:

Hal di atas telah dibicarakan dengan saya oleh penyelia saya. Saya memahami konten dan mengakui serta memahami tindakan korektif yang diperlukan. Saya juga mengakui dan memahami konsekuensi potensial dari ketidakpatuhan.

Saya mengerti bahwa saya memiliki _______ hari untuk memperbaiki perilaku ini.

Tanda tangan:

Karyawan: ______________________________ Tanggal: _____________

Pengawas: _____________________________ Tanggal: _____________

Ada 6 bagian yang perlu dimasukkan dalam bentuk disiplin karyawan:

Bagian 1: Nama & Tanggal Karyawan

Meskipun mungkin tampak jelas, jangan lupa untuk menempatkan nama dan tanggal karyawan di bagian atas formulir Anda. Anda ingin memastikan bahwa ketika Anda mengisinya nama itu terbaca, dan begitu juga tanggalnya, sehingga sangat jelas untuk siapa formulir itu dan kapan mereka menerimanya.

Bagian 2: Tujuan Formulir Disiplin

Formulir penulisan karyawan tertulis seharusnya bukan pertama kalinya seorang karyawan mendengar tentang suatu masalah. Tingkah laku yang diwajibkan, termasuk pernyataan sesuka hati tentang pekerjaan, harus sudah ada dalam buku pegangan karyawan. Peringatan verbal, atau mungkin dua peringatan verbal, harus diberikan pertama kali seorang karyawan memiliki masalah dan sebelum peringatan tertulis dalam kebanyakan kasus. Tujuan dari formulir disiplin adalah untuk meningkatkan keparahan masalah karyawan dan memulai proses dokumentasi.

Peringatan tertulis secara tradisional merupakan langkah kedua atau ketiga dalam disiplin progresif, meskipun masuk akal sebagai langkah pertama jika masalahnya parah seperti layanan pelanggan yang buruk atau tidak patuh kepada manajer.

Bagian 3: Jumlah Peringatan yang Diterima Pegawai

Kebijakan disiplin biasanya mengizinkan hingga 3 peringatan tertulis sebelum penghentian untuk masalah yang tidak terlalu parah seperti terlambat. Untuk masalah yang lebih parah, seperti meninju jam waktu orang lain, kebijakan disiplin sering membiarkan Anda langsung menuju peringatan terakhir, yang berarti jika masalah itu terjadi lagi karyawan akan dipecat.

Bagian 4: Apa Masalahnya

Di bagian ini, Anda harus jelas tentang apa masalahnya dengan perilaku, kinerja, atau keduanya. Anda harus spesifik dan menggunakan tanggal, kutipan, dan detail penting lainnya di bagian ini. Semakin spesifik Anda, semakin banyak karyawan akan memahami masalah dan dapat memperbaikinya. Selain itu, semakin spesifik Anda, semakin banyak dukungan yang diberikan dokumentasi jika karyawan tersebut mengambil tindakan hukum terhadap Anda.

Contoh 1: Karyawan Yang Tidak Memerintah

Menulis "Karyawan tidak patuh" bukanlah pernyataan yang baik. Alih-alih, tulis, "Pegawai tidak patuh karena dia berjalan menjauh dari pengawas sementara dia masih berbicara dan kemudian menggunakan bahasa kotor."

Contoh 2: Karyawan Terlambat

Alih-alih menulis "Karyawan selalu terlambat," tulis, "Karyawan terlambat 20 menit pada 12 Oktober 2016."

Bagian 5: Penjelasan Cara Memperbaiki Masalah dengan Batas Waktu

Menulis apa yang salah dengan karyawan tidak cukup; Anda harus memastikan bahwa Anda mendokumentasikan tindakan yang Anda harapkan akan dilakukan oleh karyawan dan kapan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Ini disebut tindakan korektif, dan seperti menjelaskan masalah, Anda ingin sespesifik mungkin dengan tindakan korektif sehingga karyawan Anda memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka.

Contoh 1: Karyawan Yang Tidak Memerintah

Dengan menggunakan contoh dari bagian sebelumnya karyawan yang tidak patuh, Anda mungkin ingin memberikan tindakan korektif seperti, “Karyawan tidak akan lagi menggunakan bahasa kotor dan akan menghormati dan mendengarkan pengawas ketika dia berbicara. Jika insiden lain terjadi dalam 90 hari, karyawan tersebut dapat diberhentikan. ”

Contoh 2: Karyawan Terlambat

Mari kita lihat contoh kedua karyawan yang terlambat. Tindakan korektif mungkin berbunyi, “Karyawan harus tepat waktu dalam 5 menit sejak shift dimulai; jika karyawan terlambat lagi dalam 30 hari ke depan, karyawan tersebut akan mendapat peringatan terakhir. ”

Bagian 6: Bagian Tanda Tangan dan Tanggal

Walaupun ini bukan kontrak resmi, memiliki formulir disiplin kerja yang ditandatangani menyediakan "jejak kertas" jika Anda perlu mengambil tindakan seperti memecat seseorang. Idealnya juga menyampaikan keseriusan situasi kepada karyawan sehingga mereka dapat meningkatkan kinerja atau perilaku mereka.

Bahkan jika Anda mencantumkan semua "i" Anda dan mencoret semua "t" Anda pada formulir penulisan karyawan, Anda tidak pernah sepenuhnya aman dari karyawan yang mengajukan tuntutan hukum terhadap Anda atau bisnis Anda. Bahkan tuntutan hukum yang sembrono atau ancaman tindakan hukum dapat merugikan bisnis Anda. Kebijakan asuransi kewajiban praktik ketenagakerjaan yang solid akan membuat pikiran Anda tenang. Hartford memudahkan mendapatkan cakupan EPLI yang tepat dengan menawarkan penawaran online gratis, tanpa kewajiban.

Kunjungi The Hartford

Seperti halnya dalam merekrut dan memecat seorang karyawan, memasukkan detail tambahan yang tidak dibutuhkan ke dalam formulir disiplin adalah ketika Anda mungkin membuka pintu untuk masalah hukum. Anda akan ingin menahan diri dari menjadi snarky atau menggunakan bahasa apa pun yang bisa membuatnya terdengar seperti Anda memiliki dendam terhadap karyawan. Tetap berpegang pada fakta, seperti laporan polisi.

Ingat, Anda juga ingin mengingat untuk memperlakukan semua karyawan sama, dan tidak membeda-bedakan jenis kelamin, ras, kebangsaan, usia, dan semua kelas yang dilindungi lainnya. Ini adalah praktik terbaik untuk tetap berpegang pada perilaku aktual dan kinerja karyawan untuk situasi disiplin.

Contoh 1: Karyawan Yang Tidak Memerintah

Jika karyawan Anda tidak patuh, Anda tidak ingin memperparah situasinya. Hal yang tepat untuk dikatakan adalah, “Pegawai itu tidak patuh karena dia meninggalkan pengawas ketika dia masih berbicara dan kemudian menggunakan bahasa kotor.” Hindari mengatakan sesuatu seperti, “Pegawai tidak patuh karena dia dalam suasana hati yang buruk dan merupakan anggota tim yang buruk. "

Contoh 2: Karyawan Terlambat

Mirip dengan di atas, jika hal yang benar untuk dikatakan adalah, "Karyawan terlambat 20 menit pada 12 Oktober 2016," Anda tidak perlu menambahkan rincian seperti, "Karyawan terlambat 20 menit pada 12 Oktober 2016 karena dia selalu harus menurunkan anak-anaknya. "

Jika Anda belum memilikinya, Anda ingin membuat file personalia untuk setiap karyawan Anda. Ini harus tempat Anda menyimpan dokumen rekrutmen, salinan identifikasi, dan apa pun yang terkait dengan pekerjaan mereka. Mendokumentasikan masalah disiplin kerja karyawan dan menyimpannya dalam arsip karyawan akan membantu Anda mempertahankan diri dan bisnis Anda jika Anda harus memberhentikan karyawan tersebut dan masalah hukum apa pun muncul.

Banyak bisnis kecil memilih untuk menyimpan dokumen karyawan secara online digital untuk mengurangi kekacauan kertas dan menjaga informasi pribadi yang sensitif lebih aman. Zoho People adalah solusi SDM terjangkau yang menawarkan lemari arsip digital untuk membantu Anda menyortir, mengatur, dan menyimpan dokumen secara online dengan aman. Anda dapat menawarkan akses mudah ke dokumen umum, seperti kebijakan dan buku pegangan, dan mengatur izin akses untuk dokumen sensitif dan rahasia. Zoho People gratis hingga 5 karyawan.

Kunjungi Orang Zoho

Kapan saatnya untuk beralih dari peringatan atau mendisiplinkan karyawan untuk memecat orang itu? Sebagai pemilik usaha kecil, mengetahui kapan harus memecat seseorang biasanya menimbulkan kecemasan. Mungkin Anda sudah lama mengenal karyawan itu, atau mungkin nyali Anda hanya memberi tahu Anda bahwa karyawan ini tidak cocok.

Berkat pekerjaan sesuka hati, yang merupakan hukum di seluruh 50 negara bagian kecuali Montana, pengusaha pada umumnya dapat memecat seorang karyawan dengan alasan apa pun dan kapan saja (selama itu bukan alasan diskriminatif). Namun, ketika Anda ingin memecat seseorang, yang terbaik adalah tahu mengapa. Ini dapat membantu mencegah masalah hukum dan membantu Anda merekrut dengan lebih baik di masa depan. Tanyakan pada diri sendiri hal-hal berikut:

  • Apakah ini masalah kinerja? Jika demikian, apa masalahnya? Bisakah orang ini dilatih atau dibimbing untuk berkinerja lebih baik?
  • Apakah ini masalah sikap? Apakah karyawan itu bukan pemain tim atau bertindak seolah-olah mereka tidak mau? Sudahkah Anda bertanya kepadanya tentang hal itu?
  • Apakah ini masalah perusahaan? Jika demikian, apa masalahnya? Bisakah orang ini dilatih atau dibimbing agar lebih baik?

Jika Anda merasa Anda dapat dengan jujur ​​menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, dan Anda telah kehabisan pilihan pelatihan, bimbingan, dan peringatan, maka itu mungkin saatnya untuk mengakhiri. Kami memandu Anda bagaimana melakukannya di sini.

Disiplin karyawan kemungkinan merupakan bagian yang paling tidak disukai dari pekerjaan Anda sebagai pemilik usaha kecil, tetapi Anda perlu melakukannya dan Anda perlu mendokumentasikannya. Setelah mendapatkan formulir penulisan karyawan, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat kebijakan disiplin progresif resmi, atau bahkan buku pegangan karyawan, jika Anda belum memilikinya untuk membantu menyelesaikan masalah ini dengan lebih cepat dan sistematis.

Mengelola tindakan disipliner karyawan adalah bagian penting dari pekerjaan pemilik usaha kecil. Tetapi tidak peduli seberapa baik Anda melakukan pekerjaan itu, selalu ada risiko seorang karyawan atau mantan karyawan akan berusaha menuntut Anda. Itu sebabnya sangat penting untuk memiliki cakupan EPLI yang komprehensif. Kami menyarankan Anda berbicara dengan pemimpin industri, seperti The Hartford, untuk memastikan bisnis Anda memiliki perlindungan yang dibutuhkan. Dapatkan penawaran gratis, tanpa kewajiban dalam hitungan menit.

Kunjungi The Hartford

Tonton videonya: Cara Membuat Formulir Pendaftaran (November 2019).

Loading...