Faktur Usaha Kecil: Cara Menulis Satu dan Menangani Faktur yang Tidak Dibayar

Banyak bisnis yang kesulitan mengumpulkan pembayaran dari pelanggan dengan segera, dan kekurangan uang tunai ini dapat memiliki konsekuensi serius. Rahasia pengumpulan pembayaran yang lebih cepat semuanya terletak pada faktur: Mengirim faktur dengan cepat, membuatnya mudah untuk membayar, dan konsisten pada tindak lanjut Anda adalah kunci untuk menagih lebih cepat.

Dalam panduan ini, kami akan mengajari Anda cara menulis faktur dan mengungkap semua praktik terbaik untuk faktur, termasuk cara menggunakan perangkat lunak faktur untuk menangani sebagian besar pekerjaan secara otomatis. FreshBooks, yang merupakan sponsor artikel ini, dengan mudah merupakan solusi faktur yang dianggap paling baik di pasar SMB. Anda dapat mencoba perangkat lunak pemenang penghargaan secara gratis dengan mengklik tautan di bawah ini:

Faktur mewakili permintaan pembayaran barang dan jasa yang telah diterima pelanggan Anda. Anda harus membuat faktur & mengirimkannya ke pelanggan Anda segera setelah Anda memenuhi akhir perjanjian.

Di bawah, adalah contoh faktur yang kami buat di FreshBooks untuk perusahaan fiktif kami, Paul's Plumbing. Minimal, faktur harus mencakup info kontak perusahaan Anda (mis. Alamat, nomor telepon), info kontak pelanggan Anda dan detail produk / layanan yang dibeli seperti jumlah dan biaya bersamaan dengan tanggal jatuh tempo. Nanti dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui langkah-langkah untuk membuat faktur di FreshBooks.

Anda harus menerapkan proses yang dimulai dengan penjualan dan diakhiri dengan mengumpulkan pembayaran dari pelanggan Anda. Jika tidak, Anda akan menemukan diri Anda dengan saldo piutang yang besar (uang yang harus dibayar pelanggan Anda kepada Anda) tetapi sedikit arus kas masuk.

Inilah 5 langkah untuk mengelola faktur dan dibayar lebih cepat:

Langkah 1- Buat Faktur dengan Cara yang Tepat Waktu

Buat faktur dalam 1-2 hari kerja setelah Anda memberikan layanan atau mengirimkan produk ke pelanggan Anda. Semakin lama Anda menunggu untuk mengirim faktur, semakin lama Anda harus menunggu untuk menerima pembayaran. Kiat: Jika Anda memerlukan setoran dari pelanggan sebelum memulai pekerjaan, pastikan untuk mengurangi faktur dengan pembayaran yang diterima di muka. Anda juga dapat membuat faktur untuk meminta setoran atau pembayaran di muka.

Langkah 2 - Faktur Email (Jangan Kirim Faktur!)

Seperti yang saya sebutkan di langkah 1, semakin cepat pelanggan Anda menerima faktur, semakin cepat Anda bisa dibayar. Jangan buang waktu mengirim faktur melalui surat; alih-alih hanya mengirim email faktur ke pelanggan Anda. Perangkat lunak akuntansi seperti FreshBooks memungkinkan Anda untuk melihat apakah faktur telah dibuka, jadi tidak perlu khawatir jika faktur itu hilang.

Langkah 3 - Mengizinkan Pelanggan untuk Membayar Faktur Online

Dengan teknologi saat ini, kami dapat membayar apa pun dalam hitungan detik hanya dengan satu ketukan smartphone atau jam tangan pintar. Mengapa tidak membuatnya mudah bagi pelanggan Anda? Menggunakan perangkat lunak faktur seperti Freshbooks, Anda dapat memberi pelanggan opsi untuk membayar dengan kartu kredit mereka (atau kartu debit Visa); menghemat waktu mereka dari menulis dan mengirimkan cek dan menghemat kerumitan Anda menunggu cek, kemudian menuju ke bank untuk melakukan setoran.

Langkah 4 - Kirim Pengingat Reguler

Sebagian besar perangkat lunak akuntansi seperti FreshBooks akan memungkinkan Anda untuk mengirim pengingat otomatis kepada pelanggan, bersama dengan salinan faktur terbuka. Apakah Anda menggunakan FreshBooks atau kalender Gmail Anda, saya sarankan Anda membuat 3 jenis pengingat berikut:

  1. 1-2 Hari Sebelum Faktur Berakhir. Ini adalah pendekatan proaktif untuk memberi tahu pelanggan Anda bahwa tanggal jatuh tempo pembayaran mereka semakin dekat.
  2. 1-2 Hari Setelah Tanggal Berakhir Faktur. Ini adalah pengingat yang ramah kepada pelanggan Anda bahwa tanggal jatuh tempo telah lewat dan pembayaran sudah jatuh tempo.
  3. 7 Hari Setelah Tanggal Jatuh Tempo. Jika Anda belum menerima pembayaran 1 minggu setelah tanggal jatuh tempo, inilah saatnya untuk menelepon pelanggan Anda. Bergantung pada berapa banyak faktur jatuh tempo yang Anda miliki, rencanakan untuk menyisihkan setidaknya satu jam setiap minggu untuk melakukan panggilan tindak lanjut ini. Meskipun tidak menyenangkan, Anda harus menjaga jalur komunikasi tetap terbuka antara Anda dan pelanggan Anda agar Anda dibayar; begitu pelanggan Anda mulai menghindari Anda, kemungkinan Anda dibayar akan berkurang.

Langkah 5 - Tinjau Penuaan A / R & Tindak Lanjut Anda

Pada suatu mingguan dasar, Anda harus meninjau laporan penuaan piutang Anda dan membuat daftar pelanggan yang perlu Anda hubungi untuk meminta pembayaran. Di bawah ini adalah contoh Laporan Penuaan Akun yang kami jalankan untuk bisnis fiktif kami, Paul's Plumbing.

Laporan di atas menunjukkan semua faktur jatuh tempo pada 3 November 2017. Di bawah ini adalah penjelasan singkat dari setiap kolom.

1-30 Hari: Faktur dalam grup ini adalah 1-30 hari setelah tanggal jatuh tempo. Setelah faktur mencapai 7 hari lewat jatuh tempo, Anda harus menelepon setiap minggu untuk menindaklanjuti pembayaran.

31-60 Hari: Faktur dalam grup ini adalah 31-60 hari setelah tanggal jatuh tempo. Semua faktur ini harus ada dalam daftar panggilan mingguan Anda. Setelah faktur mencapai tanda 60 hari itu, Anda harus sangat mempertimbangkan untuk tidak menerima pesanan tambahan dari pelanggan atau mencabut hak kredit dan menaruhnya di C.O.D. (pengiriman hanya tunai) sampai akun mereka telah dibayar penuh.

61-90 Hari: Faktur dalam grup ini adalah 61-90 hari setelah tanggal jatuh tempo. Sekarang, jika pelanggan Anda belum menyiapkan rencana pembayaran dengan Anda atau memberikan tanggal bahwa pembayaran akan dilakukan secara penuh, Anda mungkin perlu mengambil langkah berikutnya dan mencari tindakan hukum.

Lebih dari 90 hari: Setiap faktur yang mencapai 90+ ​​hari harus dikirim ke agen penagihan. Kemungkinan besar faktur yang berusia lebih dari 90 hari harus dihapuskan dari buku-buku sebagai utang buruk. Kabar baiknya adalah bahwa beban hutang yang buruk dapat dikurangkan dari pajak, ya!

Selain mengatur panggilan reguler dan mengirim surat tentang faktur jatuh tempo, Anda juga dapat mulai menambahkan bunga di atas jumlah terutang. FreshBooks memungkinkan Anda untuk secara otomatis menerapkan tagihan terlambat ke faktur yang sudah lewat jatuh tempo.

Menambahkan biaya keterlambatan / biaya akan membuat pelanggan Anda tahu seberapa serius Anda tentang dibayar dan itu mungkin memotivasi mereka untuk mengirimkan cek itu. Anda selalu dapat "mengabaikan" biaya setelah pembayaran diterima.

Sebagian besar usaha kecil membuat faktur menggunakan perangkat lunak akuntansi seperti FreshBooks, program pengolah kata seperti Microsoft Word atau program spreadsheet seperti Microsoft Excel.

Sumber: Microsoft

Membuat Faktur di Word

Jika Anda tidak memiliki akses ke Excel atau Google Sheets dan Anda hanya membuat beberapa faktur setiap bulan (5 atau kurang), Microsoft Word mungkin merupakan solusi yang paling ekonomis untuk Anda.

Untuk menggunakan templat faktur Microsoft Word, cukup buka Word dan klik "Dokumen Baru." Ini akan membawa Anda ke database online tempat Anda dapat memilih dari ratusan templat yang berbeda.

Berikut adalah beberapa pro dan kontra untuk membuat faktur menggunakan Word:

Pro

  • Akses ke lebih dari 200 templat di perpustakaan Microsoft sehingga Anda tidak harus mulai dari awal.
  • Fleksibilitas untuk menyesuaikan setiap template dari warna dan desain untuk menambahkan logo perusahaan Anda agar sesuai dengan merek Anda.

Cons

  • Ini adalah proses yang sangat manual dan membosankan yang akan membutuhkan banyak waktu.
  • Tidak seperti Excel, Anda tidak dapat membuat rumus untuk menghitung diskon atau pajak penjualan; Anda harus melakukan perhitungan ini secara manual yang meningkatkan kemungkinan kesalahan.

Sumber: Fitsmallbusiness

Membuat Faktur di Excel

Excel adalah pilihan populer lainnya untuk bisnis yang hanya memiliki sedikit pelanggan dan yang ingin belajar cara menulis faktur. Prosesnya mirip dengan Word, kecuali Anda biasanya dapat menemukan templat yang secara otomatis akan menghitung total.

Misalnya, templat faktur Excel kami akan secara otomatis menambahkan diskon, pajak, dan subtotal untuk menghitung jumlah faktur Anda.

Berikut adalah beberapa pro dan kontra untuk membuat faktur menggunakan Excel:

Pro

  • Anda dapat membuat rumus untuk menghitung diskon, subtotal, dan pajak penjualan.
  • Mirip dengan Word, Anda memiliki akses ke lebih dari 200 templat di perpustakaan Microsoft sehingga Anda tidak harus mulai dari awal.

Cons

  • Ini adalah proses manual yang pasti mengharuskan Anda menginvestasikan waktu untuk menyiapkan.
  • Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang cara membuat rumus di Excel; jika tidak, perhitungan Anda akan salah.

Sumber: FreshBooks

Membuat Faktur dengan Perangkat Lunak Akuntansi

Setelah Anda mengirim lebih dari satu faktur per bulan, program perangkat lunak akuntansi seperti FreshBooks sering menjadi solusi terbaik. Pertama, lebih mudah dan lebih cepat membuat faktur. Tetapi mungkin yang lebih penting, fitur-fitur seperti pembayaran online dan pengingat otomatis membantu Anda untuk mendapatkan bayaran lebih cepat.

Untuk mencoba Freshbooks secara gratis, Anda dapat mengikuti tautan ini, atau mengikuti petunjuk langkah demi langkah kami di bagian selanjutnya.

Pro

  • Sepenuhnya disesuaikan; cukup tambahkan logo perusahaan Anda, skema warna dan font pilihan Anda.
  • Secara otomatis menghitung total faktur untuk Anda; termasuk diskon dan pajak penjualan yang berlaku; tidak diperlukan perhitungan manual.
  • Terima pembayaran online dari pelanggan.
  • Jalankan laporan Penuaan A / R di FreshBooks untuk melihat faktur apa yang akan jatuh tempo.
  • Ketika dikirim melalui FreshBooks, Anda dapat melacak kapan faktur telah dilihat dan / atau dibayar oleh pelanggan Anda.
  • Anda dapat membuat pengingat otomatis kepada pelanggan saat faktur jatuh tempo atau lewat jatuh tempo.
  • FreshBooks dapat secara otomatis mengirim faktur kepada pelanggan yang Anda butuhkan untuk membuat faktur secara mingguan, bulanan, atau triwulanan.
  • Anda dapat membuat faktur untuk meminta setoran di muka (atau pembayaran) dari pelanggan Anda sebelum memulai pekerjaan.
  • Tetapkan pembayaran berulang untuk pelanggan yang biasanya membayar jumlah yang sama pada jadwal pembayaran mingguan, bulanan, atau triwulanan.

Cons

  • FreshBooks hanya dilengkapi dengan dua templat vs. 200 templat yang harus Anda pilih dengan Microsoft Excel dan Word.
  • Seperti kebanyakan perangkat lunak akuntansi, Anda harus membayar biaya berlangganan bulanan untuk menggunakan FreshBooks. Namun, tidak seperti Microsoft Excel & Word, Anda dapat melakukan lebih banyak hal dengan FreshBooks daripada hanya membuat faktur. Anda dapat mengelola semua penghasilan dan pengeluaran Anda di FreshBooks dan membuat laporan keuangan utama seperti Laporan Laba Rugi.

Karena perangkat lunak penagihan sering kali merupakan solusi terbaik untuk bisnis kecil yang ingin menulis faktur, selanjutnya kami akan masuk ke salah satu program teratas - FreshBooks - untuk menunjukkan kepada Anda cara kerjanya. Untuk mengikuti dengan akun Anda sendiri, daftar di sini untuk uji coba FreshBooks 30 hari gratis.

Sebelum Anda dapat membuat faktur di FreshBooks, Anda harus terlebih dahulu memasukkan beberapa info dasar tentang bisnis Anda. Ini benar-benar memakan waktu 3 menit dan kemudian Anda bisa melakukannya!

Langkah 1 - Masukkan Info Perusahaan Dasar

Pada tangkapan layar di bawah ini, kami telah memasukkan nama pemilik bisnis, nama bisnis, alamat lengkap dan apakah bisnis tersebut adalah Korporasi / LLC. Setelah Anda menyelesaikan bidang ini, klik tombol "Simpan dan Lanjutkan".

Langkah 2 - Pilih Industri Anda.

Di layar berikutnya, pilih industri tempat bisnis Anda berada.

Itu dia! Kami siap membuat faktur.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat faktur di FreshBooks:

Langkah 1 - Sesuaikan Template Faktur Anda

Sebelum kami membuat faktur, kami ingin memilih templat dan menyesuaikannya seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di bawah ini.

  1. Pilih Templat: FreshBooks memiliki dua templat yang dapat Anda pilih; Sederhana atau Modern. Klik panah seperti yang ditunjukkan di atas untuk beralih di antara mereka dan pilih template yang Anda inginkan.
  2. Tambahkan Logo Anda: Unggah logo perusahaan Anda, jika ada. Jika Anda tidak memiliki logo, lihat artikel kami tentang perangkat lunak desain logo terbaik.
  3. Pilih Warna Tema: Pilih skema warna untuk templat faktur Anda.
  4. Pilih Font: Klik tarik turun untuk memilih dari beberapa opsi Font.
  5. Menyimpan: Setelah Anda membuat pilihan, pastikan untuk menyimpannya.

Langkah 2 - Klik "Buat Baru" lalu "Faktur"

Dari Dasbor, klik pada "Membuat baru"Dan pilih Faktur seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di bawah ini.

Langkah 3 - Isi Bidang Faktur

Di bawah ini adalah contoh template faktur yang akan ditampilkan bersama dengan penjelasan singkat dari setiap bidang yang harus Anda selesaikan.

  1. Info kontak Anda: Info ini akan secara otomatis terisi dari info dasar perusahaan yang Anda masukkan ketika Anda mengatur FreshBooks. Kami akan membahas ini nanti dalam artikel ini. Kiat: Penting bagi pelanggan Anda memiliki informasi ini di ujung jari mereka sehingga mereka dapat memotong cek Anda dan / atau memberi Anda panggilan cepat jika mereka memiliki pertanyaan mengenai faktur mereka.
  2. Ditagih ke: Info kontak pelanggan Anda termasuk dalam bidang ini. Jika Anda belum mengatur pelanggan di FreshBooks, Anda dapat memasukkan info pelanggan langsung di bidang ini. Kiat: Jika Anda lebih suka mengirim faktur melalui surat siput, pastikan untuk memasukkan nama orang yang bisa dihubungi di bagian ini; terutama jika itu adalah perusahaan besar.
  3. Tanggal pengeluaran: Bidang ini akan secara otomatis terisi dengan tanggal Anda membuat faktur. Namun, Anda dapat mengubah tanggal jika perlu.
  4. Nomor faktur: Nomor faktur adalah nomor unik yang akan dihasilkan oleh FreshBooks; Anda tidak akan dapat mengubah nomor ini.
  5. Jumlah Karena: FreshBooks akan secara otomatis menghitung jumlah total faktur saat Anda memasukkan produk / layanan di bagian Deskripsi.
  6. Deskripsi: Masukkan uraian terperinci tentang layanan / produk yang Anda inginkan dalam bidang ini.
  7. Menilai: Masukkan tingkat penagihan untuk layanan / produk yang Anda penagihan di bidang ini.
  8. Kuantitas: Masukkan jumlah produk, jam kami untuk layanan yang ditagih di bidang ini.
  9. Total Baris: FreshBooks akan melipatgandakan laju dikalikan kuantitas dan menghitung bidang ini untuk Anda.
  10. Diskon: Jika Anda ingin menerapkan diskon pada faktur, cukup masukkan persentase diskon di bidang ini dan FreshBooks akan menghitung diskon untuk Anda.
  11. Pajak: Jika Anda perlu menerapkan pajak penjualan, masukkan tarif pajak penjualan di bidang ini dan FreshBooks akan secara otomatis menghitung pajak penjualan untuk Anda.
  12. Jumlah Karena: FreshBooks akan menambahkan bidang Subtotal, Diskon & Pajak Penjualan secara bersamaan, kurangi setiap uang muka (atau deposito) untuk menghitung jumlah total yang jatuh tempo.
  13. Catatan: Anda dapat memasukkan catatan pribadi ke pelanggan Anda atau pengingat ramah bahwa mereka dapat melakukan pembayaran online seperti yang telah kami lakukan dalam contoh ini.
  14. Ketentuan: Jangan ragu untuk menyertakan pengingat ramah kepada pelanggan Anda untuk membayar faktur mereka pada tanggal jatuh tempo. Kiat: Ini juga akan menjadi tempat yang tepat untuk mengingatkan pelanggan bahwa biaya keterlambatan / penalti akan dinilai jika faktur tidak dibayarkan tepat waktu.

Seperti yang telah kami diskusikan, Anda harus mengirim email faktur Anda; semakin cepat pelanggan Anda menerima faktur, semakin cepat Anda dibayar.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengirim faktur Anda melalui email di FreshBooks.

Langkah 1 - Klik Pada Faktur

Jika faktur Anda tidak terbuka, navigasikan ke Dasbor dan klik pada faktur untuk menampilkannya di layar Anda. Klik tombol "Kirim" seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah.

Langkah 2 - Isi Detail Email & Kirim

Di layar berikutnya, Anda perlu memberikan beberapa informasi tambahan. Di bawah ini adalah snapshot bidang bersama dengan penjelasan singkat masing-masing.

  1. Alamat email: Ketikkan alamat email yang ingin Anda kirimi faktur. Anda dapat memasukkan beberapa alamat email jika perlu.
  2. Subyek: Bidang ini dibuat oleh FreshBooks dan tidak dapat diubah.
  3. Badan Email: FreshBooks menghasilkan bagian dari pesan email yang Anda lihat di sini; namun Anda juga dapat mengetik pesan pribadi seperti yang kami lakukan di sini dengan "Kami menghargai bisnis Anda!".
  4. Buat Tautan yang dapat dibagikan: Selain mengirim faktur melalui email, Anda juga dapat membuat tautan ke faktur dengan mengklik "buat tautan yang dapat dibagikan".
  5. Kirim Faktur: Setelah selesai, klik tombol ini untuk mengirim email ke pelanggan Anda.

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, penting untuk memberi pelanggan Anda opsi untuk membayar faktur mereka secara online. Ini akan menghemat waktu mereka karena mereka dapat melakukannya lebih cepat daripada mengirimkan Anda cek.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengaktifkan fitur pembayaran online di FreshBooks.

Langkah 1 - Klik Faktur

Jika faktur Anda tidak terbuka, navigasikan ke Dasbor dan klik pada faktur untuk menampilkannya di layar Anda. Di sebelah kanan faktur, Anda akan melihat daftar Pengaturan. Klik "Terima Kartu Kredit”Seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di bawah ini.

Langkah 2 - Tinjau & Terima Persyaratan & Biaya Kartu Kredit

Di layar berikutnya, Anda akan melihat daftar kartu kredit yang dapat Anda terima bersama dengan biaya yang akan dibebankan untuk setiap transaksi. Klik "Terima Kartu Kredit"Tombol untuk menerima persyaratan dan mengaktifkan pembayaran online untuk pelanggan Anda.

Langkah 3 - Verifikasi Pembayaran Online Aktif

Sekarang ketika pelanggan Anda menerima faktur mereka, mereka akan melihat yang berikut "Bayar sekarang"Tombol di bagian paling atas faktur. Yang harus mereka lakukan adalah mengikuti petunjuk di layar untuk membayar faktur mereka hanya dalam beberapa menit!

Kiat: Setelah pelanggan Anda membayar faktur, hal-hal berikut akan terjadi di FreshBooks:

  • Faktur akan ditandai sebagai dibayar dan saldo A / R Anda akan secara otomatis berkurang.
  • Anda akan menerima pemberitahuan email bahwa faktur telah dibayar.
  • Pembayaran akan mencapai rekening bank Anda dalam 2-3 hari kerja.

Anda dapat mengirim hingga tiga pengingat pembayaran terlambat & Anda juga dapat menerapkan biaya pembayaran terlambat dengan FreshBooks. Namun, Anda harus berlangganan ke FreshBooks Pro untuk memiliki akses ke fitur ini. Untuk mengaturnya, Anda cukup menampilkan faktur, klik pada Pengaturan yang terletak di sebelah kanan faktur dan pilih Kirim Pengingat. Jendela berikut akan ditampilkan:

Pilih jumlah hari (sebelum atau setelah) Anda ingin pengingat untuk pergi ke pelanggan Anda. Berdasarkan diskusi kami di sekitar pengingat di cara mengatur bagian ujung ke ujung proses, saya sarankan Anda mengatur 3 pengingat berikut:

  1. 2 Hari Sebelum Tanggal Jatuh Tempo
  2. 2 Hari Setelah Tanggal Jatuh Tempo
  3. 7 Hari Setelah Tanggal Berakhir

Jalankan Laporan Penuaan Akun

Seperti yang telah kita bahas, cara terbaik untuk mengelola faktur terutang Anda adalah dengan meninjau laporan Penuaan A / R Anda setidaknya sekali seminggu.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menjalankan Laporan Penuaan Akun (Penuaan A / R) di FreshBooks:

Langkah 1 - Navigasi ke Laporan Lanjutan.

Dari Dasbor, gulir ke bawah ke bagian Laporan Lanjut dan klik "Penuaan Akun"Seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di bawah ini.

Langkah 2 - Tinjau Laporan Penuaan Akun.

Di bawah ini adalah cuplikan dari laporan Penuaan Akun (alias Laporan Penuaan A / R) yang kami jalankan untuk perusahaan sampel kami, Paul's Plumbing.

Pada 3 November 2017, ada dua pelanggan yang memiliki faktur terutang yang sudah lewat 1-30 hari. Anda dapat mencetak laporan ini, mengekspornya ke Excel atau mengirimkannya kepada siapa pun melalui email.

Untuk rekap, Anda sekarang memiliki pemahaman yang lebih baik tentang informasi apa yang harus dimasukkan oleh faktur Anda, bagaimana menerapkan proses yang dimulai dengan penagihan untuk penjualan / layanan Anda dan berakhir dengan mengumpulkan pembayaran dari pelanggan secara tepat waktu yang akan meningkatkan arus kas Anda.

Kami merekomendasikan penggunaan perangkat lunak akuntansi seperti FreshBooks karena dapat membantu Anda tidak hanya mengirim faktur yang terlihat profesional kepada pelanggan Anda tetapi juga menghemat waktu Anda sehingga Anda dapat kembali ke apa yang paling Anda sukai, mengembangkan bisnis Anda!

Tonton videonya: Faktur Pajak Pengganti NEW (September 2019).