Haruskah Anda Menawarkan Cuti Tidak Dibayar (PTO) Tanpa Batas? Pro, Kontra, & Kesalahan Yang Harus Dihindari

Kebijakan waktu lunas tak terbatas (PTO) berbeda dari PTO tradisional dengan mengizinkan karyawan mengambil waktu liburan sebanyak yang mereka inginkan dengan hampir tanpa batas. Beberapa perusahaan sedang bereksperimen dengan PTO tanpa batas untuk meningkatkan budaya kerja, memberikan lebih banyak keseimbangan kerja / kehidupan kepada karyawan yang dibebaskan, dan memungkinkan staf senior lebih banyak liburan dan waktu perjalanan.

Sebuah laporan pembandingan terbaru dari Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM) menunjukkan bahwa hanya 4% dari bisnis yang disurvei telah menerapkan kebijakan liburan tanpa batas untuk karyawan mereka. Apakah PTO tanpa batas adalah ide bagus, atau Anda hanya meminta masalah? Dalam artikel ini, kami akan membahas rekomendasi dan praktik terbaik untuk menerapkan kebijakan PTO / liburan tanpa batas.

Ingin belajar tentang PTO tradisional? Lihat artikel kami yang ada tentang kebijakan cuti dibayar, atau kunjungi penyedia penggajian yang direkomendasikan kami, Gusto, dan dapatkan uji coba satu bulan gratis.

Harap perhatikan bahwa artikel ini hanya berisi pedoman umum, dan Anda harus berkonsultasi dengan profesional hukum untuk pertanyaan spesifik sebelum menyelesaikan kebijakan tempat kerja.

'PTO Tanpa Batas' adalah konsep hebat dengan nama yang salah. Sebagian besar bisnis yang kami tanyakan yang telah menerapkan liburan tanpa batas telah benar-benar menerapkan budaya kerja yang memungkinkan karyawan untuk bekerja dari mana saja dan sesuai jadwal mereka sendiri, selama mereka memenuhi tujuan produktivitas. Ini bukan benar-benar 'PTO tanpa batas' - melainkan, ini berarti memberi karyawan fleksibilitas untuk bekerja ketika mereka inginkan dan dari tempat yang mereka inginkan jika mereka memenuhi tujuan kinerja.

Faktanya, di sini di Fit Small Business, kami bereksperimen dengan PTO tanpa batas dan menemukan bahwa menyebut kebijakan itu “waktu lunas tanpa batas” menyebabkan kebingungan bagi staf kami karena tidak terbatas tidak berarti 'tidak terbatas'. Apakah Anda benar-benar akan membayar seseorang yang sedang berlibur dan tidak bekerja 6 bulan dalam setahun? Mungkin tidak. Ironisnya, karena tidak jelas apa yang dimaksud dengan 'PTO tanpa batas', banyak karyawan yang akhirnya mengambil cuti lebih sedikit.

Setelah percobaan ini, kami menerapkan kebijakan murah hati berupa cuti berbayar 2 minggu, cuti berbayar 5 hari, dan beberapa hari libur berbayar, yang bahkan dapat dianggap sebagai liburan terapung. Di lain waktu, karyawan dapat bekerja dari rumah atau memilih waktu mereka sendiri selama mereka menghadiri pertemuan penting dan menyelesaikan pekerjaan mereka. Kami menemukan bahwa karyawan benar-benar menggunakan semua PTO mereka, yang dibuat untuk tenaga kerja yang lebih bahagia dan moral perusahaan yang lebih baik. Ini juga menciptakan budaya kerja yang lebih percaya dengan fokus pada kinerja daripada lokasi atau jam kerja.

Kami berbicara dengan beberapa bisnis kecil lainnya yang, meskipun mereka dapat menyebut kebijakan PTO mereka tidak terbatas, telah benar-benar menerapkan kebijakan kerja berbasis kinerja dan lingkungan kerja yang fleksibel.

“Aku akan mengatakan itu tidak berarti tidak terbatas. Sebaliknya, kami menyebut kebijakan waktu cuti kami 'fleksibel'. “Rencana cuti pembayaran” perusahaan kami dirancang untuk membantu karyawan menyeimbangkan kebutuhan waktu cuti dengan beban kerja departemen. Rencana ini seharusnya membuat cuti dari pekerjaan (yang kita semua nilai) lebih sederhana dan tidak membuat stres. ”

- Rebecca Nichol, Manajer SDM, Instrumart, 52 Karyawan via SHRM Hubungkan (Blog)

"Secara efektif, PTO tidak terbatas tidak berarti," Menuju ke Italia selama dua bulan - lihat ya! "Apa yang kami lihat adalah bahwa ada sedikit peningkatan bersih dalam hari libur yang diambil oleh karyawan sebagai akibat dari kebijakan PTO kami yang tidak terbatas. Perubahan BESAR adalah bahwa karyawan tidak lagi perlu terlalu khawatir tentang bagian-bagian kecil dari kehidupan kita sehari-hari yang harus kita hadiri - pergi ke dokter, menjemput anak-anak Anda dari sekolah, menunggu orang DirecTV. Sebelum kami berubah menjadi PTO tanpa batas, karyawan dan manajer menekankan tentang hal-hal ini dan cara mengelolanya. ”

- Scott Baradel, Presiden, Grove Ide, staf 25

Jika Anda memutuskan untuk menawarkan waktu fleksibel atau lingkungan kerja yang fleksibel, pertimbangkan praktik terbaik ini untuk memastikannya bekerja dengan baik untuk Anda dan karyawan Anda.

Jangan Menyebutnya 'PTO Tidak Terbatas'

Bahkan jika Anda fleksibel tentang cuti, itu tidak seperti karyawan bisa saja muncul untuk bekerja kapan pun mereka mau. Ada yang menyebutnya tidak terbatas liburan waktu, tetapi kami sarankan untuk lebih jelas dalam uraian kebijakan Anda. Mungkin yang Anda cari adalah fleksibilitas tempat kerja, artinya karyawan dapat bekerja sesuai jadwal mereka sendiri dan dari lokasi apa pun yang mereka inginkan.

Kebijakan RTO kami (Responsible Time Off) diterapkan setelah kami menyadari bahwa kami ingin karyawan menggunakan hari libur mereka untuk benar-benar bersenang-senang daripada menggunakannya untuk alasan pribadi. Anggota tim kami benar-benar menghargai kepastian dapat meluangkan waktu dan tidak memotong hari liburan mereka, tanpa rasa bersalah ... itu meningkatkan moral dan kebahagiaan mereka di tempat kerja. - Aman Mann, CEO, Procurify, staf 70

Pisahkan PTO dari Sick Time

Untuk menghindari kebingungan dengan beberapa undang-undang ketenagakerjaan negara bagian yang mewajibkan membayar waktu sakit (seperti California dan Oregon), PTO tidak terbatas harus berlaku untuk liburan hanya waktu, bukan waktu sakit. Bahkan, beberapa negara mengamanatkan berapa banyak waktu sakit yang harus disediakan kepada karyawan, dan bank waktu itu - waktu sakit - harus dilacak secara terpisah dari liburan. Sebagian besar sistem penggajian, seperti Gusto, ADP dan Paychex, dapat melacak waktu liburan dan sakit. Seringkali, PTO tradisional menggabungkan keduanya, tetapi PTO tidak terbatas hanya mengacu pada liburan.

Batasi Siapa yang Memenuhi Syarat berdasarkan Kebijakan

Sebagian besar bisnis yang menyediakan PTO / liburan tanpa batas dengan nama apa pun membuatnya tersedia untuk tertentu jenis hanya untuk karyawan. PTO tanpa batas dapat bekerja dengan baik untuk:

  • Karyawan tingkat senior - Karyawan yang digaji di tingkat senior tidak sering mengambil cuti karena pentingnya pekerjaan mereka. Kebijakan fleksibilitas tempat kerja memungkinkan mereka bekerja dari mana saja, bahkan saat berlibur, selama mereka memenuhi tujuan strategis / kinerja mereka.
  • Konsultan, teknologi informasi (TI), atau karyawan berbasis proyek - Karyawan bergaji ini biasanya sudah tersedia 24/7, memastikan program mereka berjalan atau sistem tidak crash. Kebijakan cuti yang fleksibel memungkinkan mereka untuk mengambil cuti berdasarkan kebutuhan dan mengerjakan proyek-proyek mereka di antara kegiatan pribadi, seringkali di malam hari.
  • Penjualan karyawan dengan komisi - Tenaga penjualan yang ditugaskan bekerja berjam-jam untuk perjalanan dan pameran dagang dan biasanya diminta untuk memenuhi tujuan keuangan setiap bulan. Tenaga penjualan kemungkinan sudah bekerja pada liburan untuk menghindari kehilangan pendapatan dan komisi. Jadi bukan ide yang buruk untuk memformalkan jadwal kerja fleksibel tenaga penjualan dalam suatu kebijakan.

Ada beberapa jenis posisi yang mungkin tidak memenuhi syarat untuk PTO tanpa batas. Inilah beberapa:

  • Staf yang tidak dikecualikan - Karyawan yang tidak dikecualikan harus dibayar untuk semua jam kerja, bahkan saat liburan. Jika Joie lebih suka menghabiskan malamnya menjawab email saat dia berada di kapal pesiar, Anda harus membayarnya untuk waktu itu, bahkan jika itu lembur. Baca artikel kami, Karyawan yang Dikecualikan vs. Tidak Dikecualikan untuk informasi lebih lanjut.
  • Staf tanpa 'cadangan' - Misalnya, jika Ernie adalah satu-satunya tenaga penjualan Anda, dan dia menggunakan Safari 2 bulan, siapa yang akan mengelola panggilan penjualan sementara dia pergi tanpa layanan internet / seluler?
  • Staf yang perlu ada di kantor - Beberapa staf harus tersedia untuk jam kerja tertentu, katakan 9-6 untuk menjawab telepon, atau tersedia untuk janji pelanggan yang telah dijadwalkan sebelumnya. Posisi-posisi itu tidak akan menjadi kandidat yang baik untuk PTO tanpa batas karena seseorang perlu berada di kantor atau memberikan layanan selama jam-jam itu. Jika fungsi utama dari pekerjaan tidak dapat dilakukan di luar kantor / jarak jauh, itu mungkin bukan pekerjaan yang memenuhi syarat untuk PTO tanpa batas, atau pekerjaan yang dapat dilakukan saat sedang berlibur.
  • Pegawai baru - Anda mungkin ingin menawarkan karyawan baru PTO tradisional untuk jangka waktu 90-360 hari sebelum membuat mereka memenuhi syarat untuk liburan tanpa batas atau kebijakan tempat kerja yang fleksibel, sehingga Anda punya waktu untuk mengevaluasi kinerja dan kebiasaan kerja mereka.
  • Staf dengan kinerja buruk - Pertimbangkan membatasi kelayakan hanya untuk karyawan yang mempertahankan standar kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Misalnya, jika Anda menggunakan skala peringkat kinerja empat poin, Anda mungkin ingin mengizinkan liburan tanpa batas atau lingkungan kerja fleksibel hanya untuk karyawan yang mempertahankan 3 poin atau lebih. Pelajari lebih lanjut tentang mengelola kinerja.

Kami telah memasukkan rekomendasi di atas ke templat 2 halaman, tersedia sebagai Google Doc yang dapat diisi atau pdf. Dokumen ini bisa menjadi awal untuk menyusun kebijakan yang sesuai untuk bisnis Anda, tetapi Anda harus membuat adaptasi berdasarkan subset karyawan Anda.

Bahkan jika Anda ingin menghindari membatasi jumlah waktu yang dapat diambil seorang karyawan untuk berlibur, Anda harus memasukkan parameter kebijakan untuk memastikan pekerjaan penting selesai dan tenggat waktu terpenuhi.

Misalnya, mengharuskan karyawan untuk meminta cuti dan disetujui oleh atasan mereka 5-30 hari sebelum waktu istirahat, untuk memastikan perlindungan yang tepat selama ketidakhadiran mereka.

“Kami menerapkan kebijakan PTO tanpa batas beberapa tahun yang lalu tanpa banyak aturan di sekitarnya. Itu adalah bencana di tahun 1! Apa yang didengar staf adalah cuti berhari-hari yang Anda inginkan - kapan pun Anda mau. Ini diterjemahkan ke banyak orang memanggil pada hari Jumat / Senin. Kami kemudian memberlakukan aturan seperti pemberitahuan dua minggu yang disyaratkan dan persetujuan dari manajemen. Saya tidak menemukan kontra setelah memperbaiki masalah yang diidentifikasi di atas. "

- Greg Nicholson, Pendiri, 401 (Bermain), staf 15

Anda juga harus memperjelas bahwa karyawan tidak dapat meminta cuti selama acara / tanggal bisnis utama yang mengharuskan mereka berada di lokasi seperti tanggal proyek utama, tanggal implementasi sistem, dan periode anggaran atau perencanaan strategis. Aturan praktis yang baik mungkin mengizinkan tidak lebih dari xx # atau% departemen dijadwalkan pada 'liburan' pada saat yang sama. Kinerja tim dan produktivitas tidak boleh dipengaruhi oleh ketidakhadiran karyawan berdasarkan standar kinerja, metrik, atau KPI departemen Anda.

Yang penting adalah mengoordinasikan jadwal proyek. Kami meminta anggota tim untuk memberi kami pemberitahuan setidaknya sebulan jika mereka akan pergi selama lebih dari seminggu.

- Aman Mann, CEO, Procurify, staf 70

Anda mungkin juga ingin menerapkan penjadwalan karyawan atau sistem kalender atau sistem manajemen proyek untuk menyederhanakan pelacakan PTO dan metrik proyek untuk manajer / penyelia Anda.

Beberapa Hal Lain Saat Menerapkan Kebijakan PTO yang Fleksibel

  • Dokumentasikan kebijakan Anda secara tertulis. Lihat templat kami.
  • Jelaskan secara spesifik siapa yang memenuhi syarat dan siapa yang tidak.
  • Jelaskan bahwa waktu liburan bukan waktu sakit (lacak waktu sakit secara terpisah). Lacak waktu sakit dalam ember waktu yang terpisah menggunakan Gusto atau perangkat lunak penggajian lainnya jika Anda berada di negara bagian atau tempat yang mengharuskan perusahaan menyediakan jumlah minimum cuti sakit, seperti:
    • NY membutuhkan 40 jam per tahun waktu sakit yang diterima (1 jam untuk setiap 30 jam bekerja).
    • IL yang membutuhkan 40 jam per tahun untuk cuti sakit.
    • CA membutuhkan 3 hari / 24 jam per tahun untuk cuti sakit (hingga 6 hari di beberapa negara).
  • Pastikan sudah jelas dalam kebijakan Anda bahwa cuti fleksibel tidak dapat 'diperoleh', 'digulingkan', atau 'diuangkan'.
  • Harapkan karyawan untuk 'tersedia' selama acara-acara utama (seperti kick-off proyek, inventaris akhir tahun, pertemuan tahunan, konferensi, atau musim pajak)
  • Bersiaplah untuk mengelola masalah penjadwalan (misalnya, kedua pengacara persidangan Anda tidak dapat hilang pada saat yang sama)

Di sini, di Fit Small Business, alih-alih melanjutkan dengan PTO tanpa batas, kami kembali ke kebijakan standar, liburan yang murah hati dengan liburan dibayar 2 minggu dan cuti pribadi / sakit dibayar 5 hari untuk alasan apa pun, tersedia pada tanggal perekrutan seseorang. Kami secara aktif mendorong orang untuk mengambil liburan, mencabut selama libur dan benar-benar bersantai. Jika mereka sedang berlibur, kami tidak ingin mereka 'check in'.

Sepanjang berlibur, mengelola kegiatan keluarga, dan bepergian, kami juga memilih kebijakan lingkungan kerja yang fleksibel yang memungkinkan sebagian besar karyawan kami untuk bekerja dari mana saja, kapan saja. Selain masuk untuk rapat mingguan dan pembaruan proyek panggilan konferensi, seorang karyawan dapat bekerja dari jalur Appalachian, menggunakan laptop mereka di malam hari di tenda atau sambil merendam kaki di sungai. Bagi kami, kinerja lebih penting daripada lokasi atau jam kerja. Tapi, mari kita dengarkan beberapa perspektif bisnis lainnya.

Lingkungan Lebih Kohesif dan Berbagi

“Kami memiliki kebijakan PTO yang tidak terbatas sejak kami memulai perusahaan ini lebih dari 20 tahun yang lalu. Inilah intinya: ketika Anda mempekerjakan orang dewasa dan memperlakukan mereka seperti itu, mereka cenderung berperilaku seperti itu. Kami belum pernah ada yang memanfaatkan kebijakan ini. Bahkan, itu menciptakan lingkungan yang lebih kohesif dan berbagi.

- Amanda Vega, CEO, Amanda Vega Konsultasi, staf 32

Menghemat Overhead Administratif

“Bagian terbaik dari PTO tidak terbatas adalah kami tidak memiliki administrasioverhead yang berkaitan dengan orang yang mengambil cuti. Kami menghabiskan lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan yang luar biasa daripada melacak spreadsheet tentang siapa yang memiliki berapa hari lagi. ”

- Sam Coster, Co-founder dari Butterscotch Shenanigans, staf 7

Tidak Ada Perubahan Jumlah Waktu Yang Diambil

“Pikiran pertama yang dimiliki kebanyakan orang ketika berhadapan dengan kemungkinan ini adalah bahwa karyawan akan menyalahgunakan sistem. Sekali lagi, di sinilah operasi dan budaya saat ini sangat penting dalam keputusan. Setiap perusahaan yang saya tahu yang telah menerapkan ini telah menemukan bahwa ada nol perubahan bersih untuk waktu agregat yang diambil; beberapa karyawan mengambil lebih banyak dan beberapa mengambil lebih sedikit, tetapi tidak ada dampak nyata pada operasi. "

- Margaret Zecchin, Manajer SDM via SHRM Hubungkan (Blog)

T: Bagaimana perusahaan lain mengelola rollover dari waktu yang tidak digunakan ketika mereka beralih dari PTO standar ke liburan tanpa batas?

A: Beberapa perusahaan tidak memperpanjang waktu karena kebijakan baru pada dasarnya tidak terbatas. Yang lain membayar liburan yang masih harus dibayar begitu mereka mengganti PTO lama mereka dengan kebijakan PTO baru yang tidak terbatas, dan mengatur ulang saldo semua orang menjadi 0 pada waktu itu. Setelah kebijakan baru diterapkan, jangan izinkan 'akrual' lebih lanjut. Yang lain memberi batasan pada jumlah liburan yang tidak digunakan (misalnya hingga 2 minggu) yang dapat diharapkan seorang karyawan untuk dibayarkan pada saat pemutusan hubungan kerja. Untuk menghindari masalah dengan akrual, simpan dua ember waktu, waktu sakit dan PTO, secara terpisah.

T: Bagaimana jika karyawan ingin 'menguangkan' liburan mereka yang masih harus dibayar sebelumnya pada saat transisi?

A: Tujuan liburan tanpa batas adalah bagi karyawan untuk mengambil cuti dan meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja. Karena tidak ada akrual, seharusnya tidak ada opsi 'cash out'. Namun, Anda mungkin ingin melakukan transisi selama kerangka waktu alami, seperti kalender, tahun fiskal atau manfaat akhir tahun, dan menjadi jelas bahwa kebijakan lama akan diganti, dan setiap liburan yang tidak digunakan pada akhir jangka waktu sebelumnya akan hilang . Tentu saja, beri karyawan banyak kepala sehingga mereka dapat menghabiskan liburan mereka di bawah kebijakan PTO lama sebelum Anda transisi.

T: Dapatkah sistem penggajian / jam mengelola administrasi PTO tanpa batas?

A: Manfaat PTO tanpa batas, alias, bekerja dari mana saja bahkan saat sedang berlibur, adalah tidak ada pelacakan hari yang diambil, atau akrual. Karena itu seharusnya tidak perlu mengatur apa pun kecuali bagian waktu-sakit, tergantung pada keadaan Anda. Ya, sebagian besar sistem SDM / penggajian dapat melacak waktu sakit yang diambil.

Sebagai bisnis kecil, PTO tanpa batas, lebih tepatnya dinamai sesuatu seperti 'fleksibilitas tempat kerja' atau 'liburan fleksibel', dapat meningkatkan moral, dan membuat tempat kerja Anda lebih diinginkan, memungkinkan Anda untuk menarik talenta top bahkan jika Anda tidak dapat membayar upah tertinggi namun. Yang paling penting, apa pun yang Anda sebut kebijakan Anda, adalah Anda mengetahui undang-undang cuti negara bagian / federal, dan bahkan persyaratan cuti sakit wajib setempat yang dapat memengaruhi kata-kata kebijakan yang tepat. Dan dengan segala cara, tentukan terlebih dahulu, dan jelaskan dalam kebijakan Anda bagaimana Anda akan mengelolanya - sehingga Anda mempertahankan kemampuan untuk menjalankan bisnis Anda dan pekerjaan terus dilakukan.

Dan setelah Anda menerapkan kebijakan fleksibilitas tempat kerja atau PTO / liburan tanpa batas di bisnis Anda, kami akan senang mendengar dari Anda tentang cara kerjanya. Silakan tinggalkan komentar di bawah ini.

Tonton videonya: Suspense: Murder Aboard the Alphabet Double Ugly Argyle Album (November 2019).

Loading...