Cara Mengatur Insightly: Panduan Lengkap Langkah-demi-Langkah

Insightly adalah sistem CRM sederhana yang ideal untuk bisnis kecil yang suka menggabungkan aktivitas penjualan dengan manajemen proyek. Insightly adalah CRM yang kami sarankan, yang kami gunakan di FSB untuk mengelola proyek dan FitBizLoans untuk mengelola penjualan. Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana kami menyiapkan Insightly di FitBizLoans sehingga Anda dapat meniru langkah-langkah ini untuk bisnis Anda. Kami akan fokus pada cara menambahkan data, mengatur peluang, menambahkan pengguna, dan menyesuaikan preferensi keamanan Anda.

Jika Anda belum menggunakan Insightly, mulailah uji coba gratis Anda sekarang sehingga Anda dapat menelusuri langkah-langkah dalam tutorial ini dengan akun nyata. Jika Anda sudah memiliki akun, sebaiknya mendaftar untuk uji coba gratis baru sehingga Anda dapat menguji fitur Insightly tanpa mengacaukan akun lama Anda. Klik di sini untuk memulai uji coba gratis dan ikuti.

Sebelum Anda mulai memasukkan data ke sistem CRM Anda, Anda perlu memahami 4 jenis dasar catatan CRM:

Tipe 1: Kontak

Digunakan untuk melacak info kontak klien individu, email, file terkait, catatan, dan lainnya. Di FitBizLoans, kami menggunakan kontak untuk mengelola prospek pinjaman, vendor, mitra, dan lainnya - pada dasarnya semua orang yang kami ajak berkomunikasi.

Contoh Kontak

Tipe 2: Organisasi

Organisasi digunakan untuk melacak informasi tentang perusahaan tertentu, dan kontak yang terkait dengan perusahaan itu. Organisasi sangat membantu kami di FitBizLoans karena kami sering berbicara dengan banyak perwakilan dari bisnis yang sama.

Contoh Organisasi

Tipe 3: Peluang

Peluang digunakan untuk melacak penjualan potensial dan mencatat penjualan sebelumnya. Peluang sangat membantu dalam melacak kesuksesan produk dan tenaga penjualan Anda, serta mengelola saluran pipa Anda. Kami menggunakan peluang untuk melacak kemajuan kesepakatan pinjaman kami.

Contoh Peluang

Tipe 4: Tugas

Digunakan untuk menjadwalkan rapat, panggilan, atau jenis tugas apa pun. Anda juga dapat mengatur pengingat email untuk berbunyi pada waktu tertentu. Kami menggunakan tugas untuk menjadwalkan panggilan tindak lanjut dan pertemuan dengan para pemimpin kami.

Contoh Tugas

Sekarang setelah Anda memahami 4 jenis dasar catatan CRM, Anda dapat mulai membuat dan menambahkan informasi Anda ke Insightly. Siapkan akun uji Insightly sehingga Anda dapat mengikuti langkah demi langkah. Klik di sini untuk memulai uji coba gratis.

Cara paling sederhana untuk memasukkan data ke CRM Anda adalah mengetikkannya secara manual. Jika Anda adalah bisnis baru yang belum memiliki banyak informasi yang ingin Anda masuki ke dalam sistem, itu mungkin baik-baik saja. Cukup klik "tambah baru," isi kotak, dan klik "simpan."

Menambahkan Catatan Baru Ke Insightly Secara Manual

Jika Anda adalah bisnis yang sudah ada, maka mungkin terlalu banyak data untuk dimasukkan secara manual. Jika Anda memiliki data di Gmail, Outlook, Act9, atau spreadsheet .CSV, maka Anda beruntung. Insightly memungkinkan Anda untuk mengimpor data secara langsung dari aplikasi ini secara otomatis.

Untuk melakukannya cukup klik pada tautan kontak, dan kemudian klik "Impor Kontak dan Catatan."

Mengimpor Data Ke Wawasan

Setelah melakukannya, Anda akan mendapatkan layar tempat Anda dapat memilih program yang ingin Anda impor, dan Insightly menangani sisanya:

Opsi Impor Data Insightly

Bagaimana jika Program Saya Tidak Terdaftar?

Jika program yang ingin Anda ambil datanya untuk diimpor ke Insightly tidak terdaftar di atas, masih ada harapan. Banyak sistem akan memungkinkan Anda untuk mengekspor data ke file .csv atau Excel. Kuncinya adalah mendapatkan data Anda dari sistem apa pun yang Anda miliki sekarang, ke dalam spreadsheet yang kemudian dapat Anda impor di CRM Anda.

Cari di Google untuk "Cara Mengekspor Kontak ke Excel dari (Nama Program Anda)" untuk mengetahui apakah Anda dapat mengekspor data dari program Anda ke file excel, dan bagaimana melakukannya.

Setelah Anda memiliki data dalam .csv atau Excel spreadsheet, kembali ke jendela "impor kontak" yang sama di atas, dan pilih "impor kontak dari file .csv." Pilih file Anda dan kemudian dorong unggahan, yang akan memunculkan jendela yang terlihat seperti ini:

Jendela Pemetaan File Insightly

Insightly akan berupaya mencocokkan bidang Insightly yang tersedia, dengan data di setiap kolom di spreadsheet Anda. Jika tidak mengenali kolom di file excel Anda, itu memungkinkan Anda untuk memilih bidang Insightly yang setara.

Jika Anda memiliki data dalam spreadsheet Anda yang tidak ada bidang Insightly yang setara untuk, lihat bagian segera di bawah ini.

Untuk membantu klien kami menemukan pinjaman yang tepat untuk bisnis mereka, kami perlu mengetahui banyak informasi tentang bisnis dan keuangan mereka. Contohnya; skor kredit, tahun dalam bisnis, pendapatan, dan gaji hanya untuk beberapa nama. Secara default, Insightly hanya memungkinkan Anda menyimpan informasi kontak dasar. Namun, berkat bidang khusus, kami dapat menambahkan semua catatan tambahan yang kami butuhkan.

Contoh Field Kustom Insightly

Untuk menambahkan bidang khusus, klik gambar Anda di sudut kanan atas layar Anda dan pilih "pengaturan sistem." Pada menu pengaturan sebelah kiri, gulir ke bawah dan klik "bidang khusus."

Karena Anda dapat menambahkan bidang khusus ke 4 jenis rekaman (kontak, organisasi, peluang, atau proyek) yang pertama-tama harus Anda pilih mana yang sedang Anda kerjakan. Dalam contoh kami, kami menambahkan bidang khusus ke halaman "Kontak". Setelah Anda berada di bawah tab kanan, klik "Tambahkan Bidang" dan masukkan detailnya.

Anda sekarang harus memiliki semua langkah yang Anda butuhkan untuk mengatur kontak dan organisasi Anda. Sekarang saatnya mengatur kesempatan Anda.

Peluang penjualan mewakili produk atau layanan yang Anda jual. Di FitBizLoans, kami menggunakannya untuk mengelola penawaran pinjaman kami - termasuk penawaran yang sedang berlangsung, kesepakatan tertutup, dan yang kami kehilangan. Dari halaman "Peluang", kita dapat melihat status semua penawaran kami dengan sekali pandang. Mengklik satu memungkinkan kita untuk melihat dan memasukkan rincian lebih lanjut, seperti status permintaan pinjaman terbaru kami.

Namun, manfaat utama menggunakan peluang di Insightly adalah data yang mereka hasilkan. Di FitBizLoans kami dapat dengan mudah memperkirakan penghasilan kami untuk jangka waktu tertentu, menentukan sumber pemimpin mana yang paling baik mengonversi, mencari tahu pemberi pinjaman mana yang paling menguntungkan dan lebih banyak lagi.

Jika Anda berpindah dari CRM lain ke Insightly, Anda dapat mengimpor peluang yang ada dengan mengklik tab peluang lalu mengimpor. Peluang dapat diimpor dalam bentuk file .csv. Untuk instruksi tentang cara membuat dan mengimpor file .csv, gulir ke “Bagaimana Jika Program Saya Tidak Terdaftar?”

Jika Anda baru mengenal perangkat lunak CRM, maka Anda kemungkinan akan mulai dari awal, dan meminta staf penjualan Anda memasukkan data peluang dengan cepat. Pertama, Anda ingin memastikan peluang Anda diatur dengan benar di Insightly. Jika Anda sudah memiliki akun Insightly, sebaiknya mulai uji coba gratis baru sehingga Anda dapat mengikuti.

Kunjungi Insightly

Menyiapkan Peluang dalam Insightly

Berapa banyak pengaturan yang diperlukan untuk peluang tergantung pada seberapa canggih Anda ingin dapatkan dengan penjualan dan pelacakan saluran pipa Anda. Tepat di luar kotak, Insightly memungkinkan Anda memberi peluang nama dan deskripsi, memperkirakan probabilitas kesepakatan akan ditutup, memperkirakan kapan kesepakatan akan ditutup, nilai dolar kesepakatan, dan menyatakan siapa yang bertanggung jawab atas kesepakatan itu.

Di FitBizLoans, kami juga telah membuat beberapa bidang khusus untuk membantu kami mengelola pinjaman secara khusus. Berikut ini contoh dari apa yang terlihat seperti peluang dalam CRM kami:

Contoh Peluang Insightly

Seperti yang Anda lihat pada gambar di atas, ada dua detail tambahan (selain bidang khusus) yang dapat Anda isi sebagai bagian dari peluang:

  1. Kategori Peluang
  2. Pipa Peluang

Keduanya membantu Anda menggambarkan "jenis" peluang. Pipa adalah proses langkah-demi-langkah yang Anda ikuti untuk menutup transaksi, biasanya dimulai dengan "call lead" dan diakhiri dengan "menandatangani kontrak." Anda dapat menyimpan pipa yang berbeda untuk berbagai jenis produk / layanan yang Anda jual.

Kategori sedikit lebih luas. Di FitBizLoans, kami menggunakannya untuk menggambarkan betapa mendesaknya petunjuk: "Panas," "Hangat" atau "Dingin."

Keduanya memerlukan beberapa pengaturan tambahan, tetapi melakukan hal itu membuat hal-hal lebih teratur dan memungkinkan Anda untuk membuat laporan pipa grafis. Berikut cara mengaturnya:

Menambahkan Kategori ke Peluang

Jika Anda memiliki beberapa jenis produk atau layanan, maka Anda mungkin ingin mengatur kategori peluang. Anda juga dapat menggunakannya seperti yang kami lakukan di FitBizLoans, untuk menunjukkan bagaimana prioritas suatu peluang.

Menambahkan kategori sangat mudah, cukup klik menu pengaturan sistem dan kemudian ikuti langkah-langkah di bawah ini:

Perhatikan bahwa kategori tidak eksklusif untuk peluang. Anda juga dapat menambahkannya untuk proyek, file, dan tugas. Dalam contoh kami di atas, kami mengkategorikan kategori untuk beberapa jenis catatan yang berbeda.

Menyiapkan pipa peluang Anda sedikit lebih rumit, tetapi juga merupakan fitur yang sangat kuat untuk tenaga penjualan dan manajer penjualan. Ketika digunakan dengan benar, Anda dapat melacak tahap saat ini dari semua peluang penjualan Anda di tingkat penjual dan perusahaan.

Anda juga dapat menetapkan aktivitas untuk setiap tahap proses, sehingga setiap kali tahap pipa penjualan diperbarui, serangkaian aktivitas baru akan ditetapkan secara otomatis.

Berikut cara melakukannya:

Langkah 1: Tentukan Proses Penjualan Anda

Anda perlu menentukan proses penjualan Anda sebelum membuat perubahan apa pun pada Insightly. Untuk melakukan ini, pertama-tama catat langkah-langkah yang diambil oleh wiraniaga Anda mulai dari kontak pertama, hingga transaksi tertutup. Inilah proses penjualan yang kami gunakan di FitBizLoans:

  1. Pemimpin Baru
  2. Kontrak Mencoba
  3. Kontak Made
  4. Menunggu Dokumen
  5. Yang dimaksud
  6. Tutup

Bagi kami, proses penjualan terdiri dari 6 tahap.

Langkah 2: Tambahkan Pipeline ke Insightly

Sekarang setelah Anda mengetahui tahapan dari pipeline Anda, Anda dapat mengatur pipeline di Insightly. Buka pengaturan sistem di sudut kanan atas layar Anda, lalu klik "jalur pipa," beri nama saluran pipa, letakkan kotak centang di bawah peluang, lalu klik tambahkan saluran pipa.

Menambahkan Pipa Baru ke Insightly

Langkah 3: Setel Tahapan Pipa Anda

Klik tautan edit tahapan di sebelah saluran pipa baru Anda, dan tambahkan tahapan yang Anda tentukan di Langkah 1. Untuk sekarang biarkan kolom "set aktivitas" kosong, kita akan kembali ke nanti.

Menambahkan Tahapan ke Pipeline di Insightly

Sekarang Anda dapat kembali ke peluang Anda, di mana Anda akan melihat pipa baru Anda dan mengatur panggung.

Mengubah Saluran Pipa dan Tahap Peluang Insightly

Langkah 4: Tentukan Set Aktivitas Anda

Apakah Anda memiliki hal-hal spesifik yang ingin Anda lakukan pada setiap tahap pipa penjualan Anda? Set aktivitas memungkinkan Anda untuk menjadwalkan tugas secara otomatis untuk anggota tim kapan pun peluang baru disiapkan, dan kapan pun pipa diperbarui ke tahap baru. Ini membantu menghilangkan beberapa pekerjaan manual dari penugasan tugas.

Di FitBizLoans, kami berhasil tetap teratur tanpa menggunakan set aktivitas. Namun, jika kami mengaturnya, kami dapat menetapkan rangkaian aktivitas seperti ini:

TahapSet Kegiatan
1. Pimpinan Baru DatangHubungi Pimpinan, Informasi Email PDF
2. Kontak MencobaKirim Email Tindak Lanjut, Jadwalkan Panggilan
3. Kontak DibuatJadwalkan Rapat, Kirim Paket Info Pinjaman
4. Menunggu DokumenKirim Daftar Periksa, Minta Informasi Bisnis / Keuangan
5. DisebutHubungi Pemberi Pinjaman, Jadwalkan Panggilan Tindak Lanjut
6. TertutupAkhiri dengan Pemberi Pinjaman, Beri tahu Akuntansi

Setelah Anda menentukan aktivitas apa yang ingin Anda lakukan pada setiap tahap pipa penjualan Anda, Anda kemudian dapat menambahkan set aktivitas tersebut ke Insightly.

Langkah 5: Tambahkan Kumpulan Aktivitas Anda ke Insightly

Buka pengaturan sistem di sudut kanan atas, dan pilih set aktivitas. Lalu masukkan nama set aktivitas Anda, beri tanda centang di bawah peluang, lalu klik tambahkan.

Menambahkan Set Aktivitas Ke Insightly

Sekarang klik tautan "edit kegiatan" di sebelah set aktivitas, dan tambahkan aktivitas:

Menambahkan Aktivitas Individu ke Set Aktivitas

Langkah 6: Tambahkan Kumpulan Aktivitas Anda ke Pipeline Anda Dalam Insightly

Setelah Anda mengatur aktivitas Anda, langkah terakhir adalah menambahkannya ke pipeline Anda. Untuk melakukan itu kembali ke tab pipeline di bawah pengaturan sistem, pilih pipeline Anda, dan klik tautan "edit tahapan". Selanjutnya klik tombol edit di samping tahap yang ingin Anda tambahkan aktivitas yang disetel, tambahkan aktivitas yang baru saja Anda atur, dan kemudian klik simpan.

Menambahkan Set Aktivitas ke Pipeline

Sekarang ketika saya pergi untuk mengedit setiap kesempatan dan mengubah tahap itu akan terlihat seperti ini:

Contoh Kegiatan Peluang

Sekarang setelah Anda memiliki data di Insightly dan kontak, organisasi, dan pengaturan peluang Anda, Anda hampir siap untuk mulai menambahkan pengguna ke sistem. Namun, sebelum kami melakukannya, Anda ingin memastikan bahwa Anda memahami izin pengguna dan cara menjaga keamanan data Anda.

Ada keseimbangan di sini antara menjaga agar sistem tetap berguna, dan terpapar pada seseorang yang melarikan diri dengan semua data Anda. Semakin ketat Anda membuat izin untuk masing-masing pengguna dalam hal apa yang dapat mereka lihat, semakin tidak berguna sistem tersebut. Atau, semakin banyak akses yang Anda berikan kepada masing-masing pengguna, semakin mungkin seseorang lari dengan semua data Anda.

Inilah yang perlu Anda ketahui agar sistem Anda tetap berguna, sekaligus menjaga data Anda tetap aman.

Izin Pengguna Dapat Diatur di Dua Tingkat

1. Tingkat Sistem

Di bawah tab pengaturan sistem Anda dapat memberikan akses administratif (kemampuan untuk mengubah pengaturan sistem), dan mengatur apakah pengguna dapat mengekspor data dari sistem atau tidak. Ikon hijau memberikan akses admin pengguna dan ikon biru memberi mereka izin ekspor.

2. Tingkat Rekaman

Insightly memberi Anda kemampuan untuk memutuskan siapa yang ingin Anda lihat catatan individu ketika itu dibuat. Secara default, catatan dapat dilihat oleh semua orang. Seperti yang Anda lihat di bawah, Anda juga dapat mengatur catatan agar hanya dapat dilihat oleh orang yang membuatnya, orang tertentu, atau tim orang. Terlepas dari apa tingkat izin catatan individu diatur, administrator akan selalu dapat melihat semua catatan.

Jika Anda telah mengikuti langkah-langkah dalam panduan ini, Anda seharusnya sudah siap dan siap untuk mulai menambahkan pengguna. Selamat! Menambahkan pengguna baru itu sederhana dan mudah. Cukup klik tautan pengaturan sistem di sudut kanan atas layar Anda, pilih pengguna di sisi kiri, dan kemudian klik tambahkan pengguna baru.

Membuat Tim di Wawasan

Menggunakan tab tim di bawah pengaturan sistem Anda dapat mengelompokkan pengguna Insightly bersama-sama ke dalam tim. Selain memfilter peluang dan catatan lain oleh tim (misalnya "tunjukkan semua Peluang Tim Penjualan AS kami"), Anda juga dapat menggunakan tim untuk menetapkan siapa yang dapat melihat catatan individual.

Untuk mengatur tim, cukup klik tautan tim di sebelah kiri halaman pengaturan sistem. Beri nama tim dan kemudian tambahkan pengguna Insightly yang Anda ingin menjadi bagian dari tim itu.

Ini menyimpulkan semua yang perlu Anda ketahui untuk mendapatkan Insightly dan berjalan. Ada beberapa fitur lain yang menurut Anda berguna tergantung pada kebutuhan bisnis Anda - seperti templat email dan manajemen proyek. Jika yang Anda butuhkan hanyalah kontak dasar dan manajemen peluang, Anda mungkin baik-baik saja. Meskipun demikian, jika salah satu dari fitur ini menarik bagi Anda, Anda dapat membaca lebih lanjut tentang mereka dalam panduan yang sesuai:

1. Sidebar Gmail

Jika Anda pengguna Gmail, Anda dapat menginstal toolbar Insightly unik yang memungkinkan melihat data CRM dan menyimpan catatan langsung dari kotak masuk Anda. Untuk ikhtisar dan instruksi tentang cara memasang, lihat panduan ini di situs web Insightly.

2. Template Email

Anda juga dapat mengirim email langsung melalui Insightly. Saat melihat kontak, cukup klik "Tindakan" dan "Email Kontak ini." Membayar pengguna Insightly juga dapat menyimpan templat email, yang sangat berguna untuk pesan penjualan dan layanan pelanggan.

3. Manajemen Proyek

Mirip dengan peluang, Insightly memiliki menu unik di mana Anda dapat melacak dan mengelola penyelesaian proyek. Ini sangat berguna untuk bisnis yang berorientasi penjualan yang memiliki proses transaksi atau pengiriman yang kompleks.

4. Formulir Web

Untuk bisnis berbasis web, Anda dapat secara otomatis mentransfer arahan dari situs web Anda ke Insightly menggunakan formulir web. Ini membantu Anda melompati lead lebih cepat, dan membantu Anda menghemat waktu dengan mengurangi entri data manual.

5. Lebih Banyak Integrasi

Insightly mendukung sejumlah besar integrasi pihak ke-3. Anda dapat menautkan perangkat lunak akuntansi Anda untuk secara otomatis mentransfer data penjualan atau menautkan perangkat lunak pemasaran email Anda untuk secara otomatis mentransfer kontak. Pelajari lebih lanjut tentang fitur dan harga Insightly di artikel ulasan Insightly kami.

Jika Anda merasa panduan langkah demi langkah ini bermanfaat, silakan klik di sini untuk memulai akun Insightly gratis. Insightly membayar kami sedikit biaya untuk setiap pendaftaran baru yang mendukung pekerjaan kami untuk membuat panduan yang lebih bermanfaat seperti ini.

Kunjungi Insightly

Tonton videonya: Tutorial: The Gmail Sidebar (Oktober 2019).

Loading...