Cara Mengatur Pelanggan di QuickBooks Online

Selamat datang di kursus pelatihan Fit Small Business QuickBooks Online! Dalam pelajaran ini, kita akan membahas cara mengatur pelanggan di QuickBooks Online. Kami akan menjelaskan cara menambahkan pelanggan secara manual di QuickBooks dan cara mengunggah data pelanggan dari file Excel atau CSV.

Anda dapat mengikuti di akun QuickBooks Online Anda sendiri. Jika Anda belum memilikinya, daftar untuk uji coba 30 hari gratis dan ikuti di bawah ini.

Untuk menyelesaikan pelajaran ini, Anda dapat menonton video di bawah ini, membaca petunjuk langkah demi langkah, atau melakukan keduanya. Mari kita mulai!

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang mengelola pendapatan, pengeluaran, dan pelaporan di QuickBooks, unduh tutorial QuickBooks gratis 39-kursus kami di sini.

Pentingnya Menyiapkan Pelanggan di QuickBooks Online

Jika Anda menagih pelanggan, maka Anda pasti ingin mengatur profil untuk pelanggan Anda di QuickBooks. Dengan mengatur informasi ini sebelumnya, Anda akan menghemat waktu nanti ketika Anda perlu membuat faktur atau kwitansi penjualan karena Anda akan dapat memilih setiap pelanggan dari menu drop-down, dan sebagian besar bidang akan secara otomatis mengisi penjualan formulir untuk Anda.

Menyiapkan pelanggan Anda akan memungkinkan Anda melakukan hal berikut:

  • Mempercepat Penagihan Pelanggan - Dengan cepat membuat faktur untuk pelanggan Anda karena semua data pelanggan Anda, seperti alamat penagihan, alamat pengiriman, dan tanggal jatuh tempo, akan secara otomatis terisi dari profil pelanggan.
  • Lacak Penjualan oleh Pelanggan - Melacak barang yang dibeli oleh pelanggan Anda adalah cara yang bagus untuk mengetahui apa yang disukai pelanggan sehingga Anda dapat memasarkannya secara strategis.

Pertama, kami akan menjelaskan cara menambahkan pelanggan di QuickBooks secara manual. Namun, jika Anda memiliki lebih dari 10 pelanggan untuk disiapkan di QuickBooks, saya sarankan Anda melanjutkan ke bagian selanjutnya dari pelajaran ini, Cara Mengatur Pelanggan di QuickBooks Online Menggunakan file Excel atau CSV.

Cara Menambahkan Pelanggan di QuickBooks Secara Manual

Jika Anda hanya memiliki beberapa pelanggan untuk ditambahkan ke QuickBooks, maka Anda dapat melakukannya secara manual. Namun, jika Anda memiliki lebih dari 10 pelanggan, Anda harus mengimpor informasi ini dari file CSV. Untuk mempelajari cara menambahkan pelanggan di QuickBooks Online, buka bagian Cara Mengimpor Informasi Pelanggan artikel ini.

Enam langkah tentang cara mengatur pelanggan di QuickBooks Online secara manual adalah:

1. Navigasikan ke Pusat Pelanggan

Untuk mengatur pelanggan Anda di file perusahaan Anda, navigasikan ke pusat pelanggan dengan mengklik Pelanggan di bilah menu kiri:

Arahkan ke Pusat Pelanggan di QuickBooks Online

2. Buat Pelanggan Baru

Klik yang biru Pelanggan baru tombol di sudut kanan atas, seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

Menavigasi ke Pelanggan Baru di QuickBooks Online

3. Masukkan Informasi Pelanggan

Minimal, Anda harus memasukkan informasi kontak dasar untuk pelanggan Anda. Ini termasuk nama kontak, nama bisnis, tagihan ke alamat, alamat email, dan nomor telepon.

Di bawah ini adalah contoh pelanggan yang kami siapkan untuk perusahaan fiktif kami, Pipa Paul:

Layar Informasi Pelanggan Baru di QuickBooks Online

Di bawah ini adalah bidang yang harus Anda selesaikan dan penjelasan tentang bagaimana informasi itu akan digunakan oleh QuickBooks:

  1. Nama pertama dan terakhir -Lengkapi ini untuk pelanggan individu; informasi ini akan muncul di semua formulir penjualan (mis., faktur, kwitansi penjualan, dan taksiran).
  2. Perusahaan - Lengkapi ini untuk klien komersial atau bisnis Anda; informasi ini akan muncul di semua formulir penjualan (mis., faktur, kwitansi penjualan, dan taksiran).
  3. Tampilkan nama sebagai - Bidang ini akan diisi secara otomatis berdasarkan informasi yang dimasukkan di bidang Nama Pelanggan. Ini adalah bagaimana pelanggan Anda akan muncul di daftar Pelanggan Anda di QuickBooks.
  4. Cetak sebagai cek - Jika Anda harus menulis cek kepada pelanggan Anda dengan alasan apa pun, maka bidang ini memungkinkan Anda untuk mengubah nama penerima pembayaran jika berbeda dengan nama pelanggan.
  5. Itu Alamat tab adalah tempat Anda memasukkan alamat tagihan pelanggan Anda. Ini harus menjadi alamat surat di mana Anda mengirimkan faktur kepada pelanggan Anda.
  6. Alamat Pengiriman - Ini adalah alamat yang akan digunakan untuk mengirimkan produk ke pelanggan Anda. Jika Anda tidak mengirimkan produk ke pelanggan Anda, biarkan pengaturan defaultnya (yaitu untuk membuat alamat pengiriman sama dengan alamat penagihan).
  7. E-mail - Alamat email yang dimasukkan di sini akan digunakan untuk mengirimkan faktur mereka kepada pelanggan jika Anda memilih untuk mengirim email kepada mereka dan tidak mengirimkannya.
  8. Telepon / Ponsel / Faks - Masukkan nomor telepon kontak yang disediakan oleh pelanggan Anda.

4. Masukkan Informasi Pembayaran & Penagihan

Agar QuickBooks memberi tahu Anda saat faktur pelanggan jatuh tempo atau lewat jatuh tempo, Anda harus menetapkan ketentuan pembayaran. Selain itu, Anda dapat menunjukkan metode pembayaran pilihan pelanggan Anda (cek, tunai, atau kartu kredit), metode pengiriman faktur pilihan (email atau surat A.S.), dan saldo awal mereka jika Anda mengkonversi dari sistem lain ke QuickBooks.

Di bawah ini adalah tab Pembayaran dan Penagihan yang telah kami siapkan untuk perusahaan fiktif kami, Paul's Plumbing:

Pembayaran Pelanggan dan Informasi Penagihan di QuickBooks Online

Bidang yang harus Anda selesaikan, dan penjelasan tentang bagaimana informasi itu akan digunakan oleh QuickBooks, adalah:

1. Metode pembayaran pilihan - Anda dapat menunjukkan di sini metode apa yang pelanggan Anda sukai untuk membayar. Jika ini adalah kartu kredit, maka Anda dapat memasukkan informasi kartu kredit di sini sehingga Anda menyimpannya di file.

KATA PERHATIAN: Meskipun nyaman menyimpan informasi kartu kredit pelanggan Anda agar Anda tidak harus memintanya setiap saat, Anda juga harus menjaga informasi ini. Misalnya, jika Anda memiliki banyak pengguna yang mengakses data QuickBooks, pastikan Anda membatasi akses hanya kepada mereka yang benar-benar membutuhkan informasi ini.

2. Metode pengiriman yang disukai - Anda dapat menunjukkan di sini metode apa yang disukai pelanggan Anda untuk menerima faktur. Selama pelajaran berlangsung Cara Mengatur Faktur Anda, kami menyiapkan metode pengiriman default untuk semua pelanggan. Jika Anda ingin mengubah metode pengiriman default untuk pelanggan mana pun, Anda dapat melakukannya di sini di profil pelanggan.
3. Ketentuan pembayaran - Dalam Menyiapkan Faktur pelajaran, kami menetapkan ketentuan pembayaran default untuk semua pelanggan. Jika Anda ingin mengubah ketentuan pembayaran default untuk pelanggan mana pun, Anda dapat melakukannya di sini di profil pelanggan.
4. Saldo awal - Bidang ini dapat digunakan untuk memasukkan saldo terutang bagi pelanggan. Misalnya, jika Anda mengonversi dari sistem pembukuan lain ke QuickBooks dan pelanggan Anda memiliki beberapa faktur terutang, maka Anda dapat memasukkan total saldo terutang di sini saat Anda menyiapkannya di QuickBooks. Ketika pelanggan itu mengirimkan Anda sebuah cek, Anda dapat menerapkannya pada saldo awal ini di QuickBooks.

Perlu informasi lebih lanjut tentang cara menetapkan pembayaran dan persyaratan faktur untuk pelanggan? Artikel Cara Menawarkan Pembiayaan Pelanggan kami merinci cara kerja pembiayaan dan cara menentukan apakah itu tepat untuk bisnis Anda.

5. Masukkan Informasi Pelanggan Lainnya

Berikut adalah beberapa informasi pelanggan tambahan yang mungkin ingin Anda pantau di QuickBooks:

  1. Catatan - Masukkan informasi tambahan apa pun di sini yang ingin Anda lacak untuk pelanggan Anda (mis., Nama atau nomor kontak tambahan). Informasi ini untuk tujuan internal dan tidak akan terlihat oleh pelanggan Anda.
  2. Informasi pajak - Masukkan informasi izin penjualan kembali pelanggan Anda di sini jika mereka tidak dikenakan pajak penjualan.
  3. Lampiran - Lampirkan dokumen apa pun yang ingin Anda simpan di file untuk pelanggan ini (mis., Kontrak yang ditandatangani atau salinan korespondensi email).

Catatan, Informasi Pajak, dan Lampiran di Profil Pelanggan Online QuickBooks

6. Tinjau Pengaturan Pelanggan

Sekarang setelah Anda menyelesaikan pengaturan pelanggan, pelanggan akan muncul di Pusat Pelanggan seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

Pusat Pelanggan di QuickBooks Online

Kapan Menambahkan Pelanggan di QuickBooks Menggunakan File Excel atau CSV

Menyiapkan profil pelanggan di QuickBooks Online memungkinkan Anda mengisi lebih dulu faktur dengan data pelanggan dan melacak penjualan menurut pelanggan. Jika Anda memiliki lebih dari 10 pelanggan untuk disiapkan di QuickBooks, saya sarankan Anda memasukkan informasi dalam dokumen Excel dan mengimpor data ke QuickBooks Online. Dengan melakukannya dengan cara ini, Anda dapat membuat profil pelanggan dalam setengah waktu yang Anda perlukan untuk memasukkan informasi ini secara manual.

Cara Menambahkan Pelanggan di QuickBooks Menggunakan File Excel atau CSV

Untuk menambahkan pelanggan di QuickBooks menggunakan file Excel atau CSV, Anda harus memasukkan data pelanggan Anda ke dalam format spreadsheet. Minimal, Anda harus memiliki nama pelanggan Anda atau nama perusahaan, nama depan dan belakang kontak Anda, email mereka, dan nomor telepon mereka. Anda juga memerlukan alamat penagihan untuk pelanggan Anda jika Anda berencana untuk mengirim faktur melalui surat siput.

QuickBooks memungkinkan Anda untuk menangkap banyak data tentang pelanggan Anda, tetapi bidang kunci yang harus Anda sertakan dalam file Excel atau CSV Anda adalah:

  • Nama Depan / Belakang untuk klien individu atau nama Perusahaan untuk bisnis
  • E-mail
  • Telepon
  • Alamat tagihan

Jangan khawatir tentang format spreadsheet - pastikan Anda memiliki bidang kunci di atas dalam spreadsheet. Setelah spreadsheet Anda siap, ikuti instruksi di bawah ini untuk mengimpor data ke dalam QuickBooks.

Lima langkah untuk menambahkan pelanggan di QuickBooks menggunakan file Excel atau CSV adalah:

1. Navigasikan ke Layar Impor

Untuk mengimpor ke dalam QuickBooks, klik panah drop-down di sebelah kanan biru Pelanggan baru tombol dan pilih Pelanggan Impor, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

2. Pilih Dokumen Excel yang akan diunggah

Klik tautan Telusuri untuk menemukan file Excel Anda, seperti yang ditunjukkan di bawah ini, dan pergi ke layar berikutnya.

Pilih dokumen Excel untuk mengimpor data pelanggan ke QuickBooks Online

TIP: Jika Anda ingin melihat sampel file Excel, cukup klik tautan Unduh file sampel seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Ingatlah bahwa tidak perlu memformat ulang spreadsheet Anda. Pada langkah berikutnya, kita akan memetakan data sehingga QuickBooks akan menarik data yang tepat dari spreadsheet Anda.

3. Petakan Data Anda

Di layar ini, Anda akan memilih bidang mana dalam spreadsheet Anda yang harus terhubung ke bidang yang sesuai di QuickBooks. Ini akan memastikan bahwa bidang yang benar di QuickBooks diisi dengan informasi yang benar.

Petakan data Anda untuk diimpor ke QuickBooks Online

Bidang yang harus Anda selesaikan, dan penjelasan tentang bagaimana informasi itu akan digunakan oleh QuickBooks, adalah:

  1. Bidang QuickBooks - Ini adalah bidang di QuickBooks tempat data akan diimpor.
  2. Bidang Anda - Dari tarik-turun, pilih bidang di spreadsheet Anda yang cocok dengan bidang QuickBooks (mis., Bidang tempat informasi harus diimpor ke).

Setelah Anda selesai memetakan data Anda, pergi ke layar berikutnya.

TIP # 1: Bidang dalam spreadsheet Anda tidak harus cocok dengan nama bidang di QuickBooks, seperti tangkapan layar di atas. Misalnya, di QuickBooks, ada bidang yang disebut Seluler. Di spreadsheet Anda, Anda dapat menyebutnya Cellphone. Selama Anda memetakan bidang Ponsel di spreadsheet Anda ke bidang Mobile QuickBooks, data akan diimpor dengan baik.

TIP # 2: Jangan khawatir tentang memiliki lebih banyak bidang dalam spreadsheet Anda daripada apa yang Anda lihat di QuickBooks. Satu-satunya data yang akan diimpor ke QuickBooks adalah bidang yang Anda cocok dengan bidang QuickBooks. Anda dapat menunjukkan Tidak Cocok untuk bidang yang tidak ingin Anda impor ke dalam QuickBooks, seperti yang ditunjukkan di atas.

4. Lakukan Tinjauan Akhir Data Sebelum Mengimpor

Ini milikmu terakhir kesempatan untuk meninjau data dan bagaimana itu akan diimpor ke QuickBooks. Pastikan Anda memeriksa ulang hal-hal berikut:

  • Jumlah catatan setuju dengan spreadsheet Anda
  • Verifikasi bahwa informasi ada di bidang yang benar (mis., Alamat email ada di bidang email, dll.)

Jika ada sesuatu yang tidak beres, klik tautan Kembali tombol untuk kembali dan melakukan perubahan yang diperlukan. Memilih Impor setelah Anda siap untuk melanjutkan.

Tinjauan akhir data pelanggan sebelum mengimpor ke dalam QuickBooks

5. Impor Selesai

Setelah impor selesai, QuickBooks akan memberi Anda pesan seperti berikut: 10 dari 10 pelanggan telah berhasil diimpor!

Cara Memodifikasi Informasi Pelanggan di QuickBooks Online

Anda dapat mengubah atau memperbarui informasi pelanggan kapan saja. Dari Pusat Pelanggan, klik pada nama pelanggan, seperti yang ditunjukkan di bawah ini, dan buat perubahan apa pun yang diperlukan pada profil pelanggan.

Pusat Pelanggan di QuickBooks Online

Cara Menghapus Pelanggan di QuickBooks Online

Mirip dengan Produk dan Layanan, Anda tidak dapat menghapus pelanggan setelah Anda menggunakannya dalam transaksi. Misalnya, setelah Anda membuat faktur untuk pelanggan, itu dianggap sebagai transaksi. Faktur (transaksi) ini ditautkan dengan laporan keuangan, dan laporan keuangan tersebut akan digunakan ketika Anda mengajukan pajak.

Namun, jika Anda memutuskan bahwa Anda tidak akan lagi melakukan bisnis dengan pelanggan, Anda dapat menonaktifkan pelanggan seperti yang Anda bisa lakukan untuk produk dan layanan. Fitur yang tidak aktif hanya akan menyembunyikan pelanggan dari Pusat Pelanggan, tetapi mereka akan tetap muncul di semua catatan keuangan jika ada transaksi.

Untuk nonaktifkan pelanggan dari Pusat Pelanggan, pilih pelanggan, klik panah drop-down di sebelah Buat Faktur, dan pilih Jadikan tidak aktif, seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

Cara menonaktifkan pelanggan di QuickBooks Online

Konfirmasikan bahwa Anda ingin menonaktifkan pelanggan dengan memilih iya nih:

Konfirmasikan pelanggan tidak aktif di QuickBooks Online

Bungkus

Itu merangkum bagian tentang cara mengatur pelanggan di QuickBooks Online. Pelajaran selanjutnya dalam Kursus Pelatihan Online QuickBooks kami adalah Cara Mengimpor Vendor di QuickBooks Online. Pelajaran ini akan membahas cara menambahkan informasi vendor ke akun QuickBooks Online Anda.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang mengelola pendapatan, pengeluaran, dan pelaporan di QuickBooks, unduh tutorial QuickBooks 39-kursus gratis kami.

Unduh Kursus QuickBooks Gratis Kami

Tonton videonya: Mencatat Data Pelanggan dan Transaksi Penjualan - QuickBooks Online (November 2019).

Loading...